閱讀本文你將詳細(xì)了解：
一、什么是企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)？
二、企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)包含哪些核心功能？
三、企業(yè)報(bào)銷中潛藏著哪些風(fēng)險(xiǎn)？
四、如何降低企業(yè)報(bào)銷中的風(fēng)險(xiǎn)？
五、好用的報(bào)銷系統(tǒng)推薦
在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，報(bào)銷是個(gè)繞不開的話題，本文從數(shù)字化系統(tǒng)的角度，分拆員工、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理者（老板）三個(gè)視角來介紹如何應(yīng)用系統(tǒng)解決企業(yè)報(bào)銷的痛點(diǎn)問題。
一、什么是企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)？
每個(gè)企業(yè)都會(huì)產(chǎn)生各種各樣的費(fèi)用，比如差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，其中很多費(fèi)用都是要走員工先墊付+后向企業(yè)報(bào)銷流程的。
過去沒有系統(tǒng)支持的時(shí)候，報(bào)銷耗時(shí)費(fèi)力是今天不能想象的：手工逐個(gè)填表、一張張復(fù)印發(fā)票，經(jīng)過層層審批、財(cái)務(wù)對(duì)賬后還需要人工記錄。流程繁瑣，而且容易出錯(cuò)。為了簡(jiǎn)化和規(guī)范這些流程，才會(huì)有現(xiàn)在的企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)。
企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)是一個(gè)集成化的軟件解決方案，主要是通過線上化、數(shù)字化的方式，將整個(gè)報(bào)銷流程從提交申請(qǐng)、審批、對(duì)賬到付款的各個(gè)環(huán)節(jié)打通，幫助企業(yè)大幅提高報(bào)銷效率，減少人工操作和潛在的錯(cuò)誤，同時(shí)也為企業(yè)財(cái)務(wù)部門提供了數(shù)據(jù)化的支持，幫助他們更好地管理和分析費(fèi)用數(shù)據(jù)。
那么通常一個(gè)好的企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)，應(yīng)該具備哪些功能呢？
二、企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)包含哪些核心功能？
企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)看上去功能繁多，但其實(shí)真正核心的模塊就下面這幾個(gè)：
1、費(fèi)用申請(qǐng)和審批：?jiǎn)T工可以通過系統(tǒng)提交費(fèi)用申請(qǐng)，附上電子發(fā)票或憑證，并選擇對(duì)應(yīng)的費(fèi)用類型和項(xiàng)目。審批者可以在線查看申請(qǐng)的詳細(xì)信息，并進(jìn)行快速審核或退回修改。
2、電子發(fā)票管理：系統(tǒng)通常支持上傳、掃描和識(shí)別電子發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票內(nèi)容自動(dòng)填充報(bào)銷申請(qǐng)表，大大簡(jiǎn)化了員工的報(bào)銷流程。
3、費(fèi)用政策合規(guī)性檢查：系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷政策，自動(dòng)檢查員工提交的申請(qǐng)是否符合規(guī)定，例如差旅費(fèi)是否超過標(biāo)準(zhǔn)、某類費(fèi)用是否符合報(bào)銷條件等。
4、費(fèi)用對(duì)賬和核算：報(bào)銷申請(qǐng)審批通過后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，方便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算和對(duì)賬。系統(tǒng)還可以集成到企業(yè)的ERP系統(tǒng)，直接同步費(fèi)用數(shù)據(jù)。
5、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析：系統(tǒng)會(huì)對(duì)企業(yè)的報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，生成各類數(shù)據(jù)報(bào)告，幫助企業(yè)更好地了解費(fèi)用支出情況、發(fā)現(xiàn)潛在的節(jié)省空間、制定更合理的預(yù)算和政策。
6、集成支付：部分高級(jí)報(bào)銷系統(tǒng)可以直接與支付系統(tǒng)集成，自動(dòng)將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工，無需人工處理付款。
具備了這些功能，才能算是一個(gè)合格的報(bào)銷系統(tǒng)，任一環(huán)節(jié)缺失都可能造成流程上的割裂，達(dá)不到最終期待的效果。
那么我們回到實(shí)務(wù)，企業(yè)報(bào)銷都會(huì)存在哪些問題呢？
三、企業(yè)報(bào)銷中潛藏著哪些風(fēng)險(xiǎn)？
費(fèi)用報(bào)銷這件事，同時(shí)會(huì)涉及到員工、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理者（老板），三方遇到的問題各不相同，但對(duì)企業(yè)而言都會(huì)潛藏著風(fēng)險(xiǎn)。
員工看報(bào)銷：報(bào)銷煩、意見大、效率低
1、報(bào)銷流程繁瑣
員工出差回來后，面對(duì)一堆發(fā)票和表格，經(jīng)常感到不知所措。報(bào)銷流程通常要求員工手工填寫報(bào)銷單、貼單據(jù)、計(jì)算金額，然后提交審批。若填寫錯(cuò)誤，報(bào)銷單還會(huì)被退回重填。整個(gè)流程不僅繁瑣，還需要耗費(fèi)大量時(shí)間，嚴(yán)重影響員工的工作效率和積極性。
2、異地報(bào)銷困難
對(duì)于出差的業(yè)務(wù)人員來說，異地報(bào)銷尤為麻煩。因?yàn)樵S多企業(yè)設(shè)定了報(bào)銷時(shí)限，員工必須在限定時(shí)間內(nèi)提交發(fā)票，否則就無法報(bào)銷。很多時(shí)候，業(yè)務(wù)人員無法及時(shí)回到公司報(bào)銷，只好專程中途返回，耽誤工作，增加了企業(yè)的差旅成本。
3、票據(jù)管理難
發(fā)票丟失也是員工的一大痛點(diǎn)。業(yè)務(wù)人員經(jīng)常因?yàn)閬G失發(fā)票而焦頭爛額，浪費(fèi)大量時(shí)間尋找補(bǔ)辦。他們不得不聯(lián)系財(cái)務(wù)、找對(duì)方公司、寫證明材料，甚至重新補(bǔ)發(fā)票，導(dǎo)致正常工作也受到影響。同時(shí)企業(yè)內(nèi)部資源也會(huì)因?yàn)檫@類問題而被浪費(fèi)。
財(cái)務(wù)看報(bào)銷：審核難、心里苦、做賬累
1、驗(yàn)真查重難
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需要對(duì)收到的報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)尾轵?yàn)，但操作過程繁瑣。為了證明自身操作無誤，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通常需要在發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)上打印查驗(yàn)單，并附在發(fā)票后面作為證明材料。如果沒有這類查驗(yàn)單，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)很難證明自己已查驗(yàn)過。
在電子發(fā)票時(shí)代，重復(fù)報(bào)銷的問題更為突出。員工可能會(huì)用同一張電子發(fā)票多次報(bào)銷，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)只能通過人工比對(duì)發(fā)票內(nèi)容來確保發(fā)票不重復(fù)。這增加了審核的工作量和難度。
2、發(fā)票存檔難
按照國(guó)家要求，電子發(fā)票和銀行回單等電子會(huì)計(jì)憑證必須進(jìn)行電子存檔。會(huì)計(jì)人員通常需要自己建文件夾，然后手工將報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行存檔。整個(gè)過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且存檔資料也不好查找，容易遺忘。
3、做賬統(tǒng)計(jì)難
不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和項(xiàng)目開支，需要不同的賬務(wù)處理。會(huì)計(jì)人員在處理報(bào)銷時(shí)，必須先分析報(bào)銷內(nèi)容，然后手工錄入會(huì)計(jì)憑證。錄入完會(huì)計(jì)科目后，還需要手動(dòng)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)和項(xiàng)目等輔助核算。整個(gè)過程不僅繁瑣，還容易出錯(cuò)，給會(huì)計(jì)人員帶來很大的工作負(fù)擔(dān)。
管理者看報(bào)銷：控不住，壓力大，經(jīng)營(yíng)難
1、報(bào)銷的水分多，成本費(fèi)用難管控
對(duì)于企業(yè)管理者而言，報(bào)銷費(fèi)用中的水分讓他們頭疼不已。例如，員工的招待費(fèi)和差旅費(fèi)中可能混雜了不必要的支出，但在傳統(tǒng)報(bào)銷流程中，這類問題難以發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)成本失控。
2、費(fèi)用支出不夠細(xì)，報(bào)銷環(huán)節(jié)有漏洞
管理者往往無法獲得詳細(xì)的費(fèi)用支出數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)提供的報(bào)表通常只提供了大致的費(fèi)用分布信息，而對(duì)于具體的人員、部門、項(xiàng)目和業(yè)務(wù)的支出情況則缺乏足夠的細(xì)節(jié)。在粗放的報(bào)銷管理模式下，企業(yè)存在許多報(bào)銷漏洞，難以精準(zhǔn)管控費(fèi)用。
四、如何降低企業(yè)報(bào)銷中的風(fēng)險(xiǎn)？
為了應(yīng)對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化報(bào)銷流程+引入報(bào)銷系統(tǒng)是目前大多數(shù)企業(yè)的主流做法，一方面讓報(bào)銷政策和管理機(jī)制更合理，一方面讓數(shù)字化系統(tǒng)代替人工低效，整體策略分四點(diǎn)：
1、引入企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)
企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程數(shù)字化、自動(dòng)化。員工可以通過系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng)，附上電子發(fā)票或憑證，審批者可以在線審批。
系統(tǒng)還能根據(jù)企業(yè)政策自動(dòng)檢查申請(qǐng)的合規(guī)性，防止違規(guī)報(bào)銷。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)匯總和分析報(bào)銷數(shù)據(jù)，生成詳細(xì)的報(bào)表，為管理者提供清晰的費(fèi)用支出信息。
2、制定合理的報(bào)銷政策
根據(jù)自身實(shí)際情況，制定合理的報(bào)銷政策。例如，明確規(guī)定差旅費(fèi)、招待費(fèi)等費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定發(fā)票提交時(shí)限等。此外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)員工對(duì)報(bào)銷政策的理解和執(zhí)行，確保每個(gè)人都能清楚知道自己的權(quán)利和義務(wù)。
3、加強(qiáng)內(nèi)控與審計(jì)
加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保報(bào)銷流程的透明性和合規(guī)性。例如，設(shè)置多級(jí)審批機(jī)制、隨機(jī)抽查報(bào)銷單據(jù)、定期審計(jì)費(fèi)用報(bào)表等，防止報(bào)銷中的違規(guī)和舞弊行為。
4、提升數(shù)據(jù)化管理水平
通過引入先進(jìn)的報(bào)銷系統(tǒng)，企業(yè)可以獲得全面、實(shí)時(shí)的報(bào)銷數(shù)據(jù)。這有助于企業(yè)更好地分析費(fèi)用支出情況，發(fā)現(xiàn)問題，制定更科學(xué)的費(fèi)用管理策略。而數(shù)據(jù)化管理還能幫助企業(yè)優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，提高整體盈利能力。
策略明確了，還需要找個(gè)一款合適的軟件系統(tǒng)來執(zhí)行落地策略，下面小編給大家推薦一款不錯(cuò)的報(bào)銷系統(tǒng)~
五、好用的報(bào)銷系統(tǒng)推薦
不管是員工、財(cái)務(wù)還是管理者遇到的問題，用友好會(huì)計(jì)推出的“小暢報(bào)銷”系統(tǒng)都可以有效解決：
員工端：移動(dòng)端便捷報(bào)銷體驗(yàn)
1、多種方式提取發(fā)票，自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票抬頭
無論你手上拿的是電子發(fā)票還是紙質(zhì)發(fā)票，小暢報(bào)銷都能幫你輕松提取發(fā)票信息，自動(dòng)生成發(fā)票抬頭：
目前支持有六種方式：
-
微信卡包：從微信卡包中提取電子發(fā)票，自動(dòng)獲取源文件信息。
-
掃一掃：掃描發(fā)票二維碼，即可提取發(fā)票全票面信息。
-
拍照識(shí)別：拍照上傳火車票、機(jī)票、打車票或費(fèi)用票據(jù)，系統(tǒng)可識(shí)別全票面信息。
-
郵箱取票：從郵箱中直接提取電子發(fā)票，同時(shí)還提取源文件。
-
手工錄入：錄入發(fā)票號(hào)碼和代碼，系統(tǒng)自動(dòng)獲取完整信息。
-
滴滴取票：與滴滴合作，打車消費(fèi)后在線開票，可直接提取到小暢報(bào)銷。
2、報(bào)銷單一鍵生成
通過搜索始發(fā)地、目的地和時(shí)間段，系統(tǒng)可以自動(dòng)圈定報(bào)銷單據(jù)。報(bào)銷單根據(jù)票據(jù)智能生成，無需手動(dòng)錄入費(fèi)用明細(xì)和金額。
3、一鍵提交，無需貼票
票據(jù)會(huì)自動(dòng)掛接到報(bào)銷單上，員工無需粘貼發(fā)票或反復(fù)確認(rèn)，電子發(fā)票可以直接提交財(cái)務(wù)審核，節(jié)省大量時(shí)間。
財(cái)務(wù)端：隨時(shí)隨地多端管理與智能核算
1、靈活定制報(bào)銷單
小暢報(bào)銷提供了靈活的定制選項(xiàng)：
-
不限數(shù)量地定制不同類型的報(bào)銷單，如差旅報(bào)銷單、費(fèi)用報(bào)銷單、付款申請(qǐng)單等。
-
可定制報(bào)銷單模板和費(fèi)用類型，每張單據(jù)最多可設(shè)置10個(gè)費(fèi)用類型。
2、自定義審批流
系統(tǒng)允許按照?qǐng)?bào)銷單類型自定義審批流程：
-
根據(jù)報(bào)銷單類型設(shè)置默認(rèn)審批流，直接使用。
-
支持多條件、多角色審批，包括按角色、部門負(fù)責(zé)人、指定人員、項(xiàng)目分類、金額等條件設(shè)置不同流程。
3、一站式報(bào)銷工作臺(tái)
報(bào)銷工作臺(tái)集成了不同的管理工具：
-
分類顯示不同任務(wù)的報(bào)銷單。
-
支持集中批量處理待辦任務(wù)和綜合查詢。
-
支持批量支付，記錄企業(yè)款項(xiàng)流向，確保錢賬兩清。
4、報(bào)銷單詳情與歷史查詢
-
支持多條件查詢報(bào)銷單據(jù)。
-
可在線查看單據(jù)狀態(tài)和詳情，追溯報(bào)銷明細(xì)。
-
支持查看審批歷史和員工的報(bào)銷單歷史數(shù)據(jù)。
5、在線審批
-
系統(tǒng)智能完成發(fā)票驗(yàn)真查重，無需手工操作，防止重復(fù)報(bào)銷。
-
報(bào)銷單審批流程在線顯示，員工、會(huì)計(jì)和管理者一目了然。
-
電腦端和手機(jī)端均可操作，審批消息實(shí)時(shí)接收。
6、智能財(cái)務(wù)核算
可進(jìn)行兩種核算方式（直接生成憑證或先生成費(fèi)用單，再生成憑證）的設(shè)置，如果僅為財(cái)務(wù)核算可使用用友好會(huì)計(jì)直接由報(bào)銷單生成憑證，不需要單獨(dú)設(shè)置。如果是業(yè)財(cái)一體業(yè)務(wù)，可以根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)量進(jìn)行對(duì)應(yīng)設(shè)置，以進(jìn)行精細(xì)管理。
7、電子發(fā)票歸檔
支持電子發(fā)票PDF和OFD兩種格式的文件歸檔?？砂窗l(fā)票日期進(jìn)行歸檔，方便備查。
8、費(fèi)用分析與管控
-
多維度報(bào)表：自定義報(bào)銷單明細(xì)表、統(tǒng)計(jì)表和交叉表。支持保存不同查詢方案，滿足個(gè)性化需求。
-
圖形展現(xiàn)：實(shí)時(shí)顯示費(fèi)用支出，助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策。支出合規(guī)透明，確保費(fèi)用精細(xì)化管控。
管理者視角：全面掌控報(bào)銷流程
1、審批流一目了然
管理者可以在線查看每個(gè)報(bào)銷單的審批流，方便掌握審批進(jìn)度，確保報(bào)銷流程透明高效。
2、精細(xì)化財(cái)務(wù)核算
系統(tǒng)支持根據(jù)報(bào)銷單直接生成憑證，也可以生成費(fèi)用單后再生成憑證，確保管理者可以選擇最合適的方式進(jìn)行核算。
3、報(bào)銷數(shù)據(jù)分析與報(bào)告
小暢報(bào)銷提供多維度的報(bào)表和圖表，幫助管理者全面掌握企業(yè)的費(fèi)用支出情況。管理者可以通過自定義的報(bào)表和統(tǒng)計(jì)表，深入了解費(fèi)用支出，制定更科學(xué)的管理策略。
除此之外，用友好會(huì)計(jì)推出的這款小暢報(bào)銷還在安全合規(guī)，報(bào)銷流程簡(jiǎn)化上下了不少功夫：
1、100%合規(guī)
小暢報(bào)銷完全符合國(guó)家數(shù)電票的電子化報(bào)銷、支付、入賬和歸檔等政策要求，為企業(yè)財(cái)務(wù)人員提供合規(guī)操作的證據(jù)，確保報(bào)銷流程符合各部門的審計(jì)和核查要求。
2、降本增效
通過智能化管理模式，小暢報(bào)銷將報(bào)銷流程中的每一環(huán)節(jié)規(guī)范化，將發(fā)票收取、查驗(yàn)和歸檔等工作效率提高80%，成本降低60-80%。
3、防范風(fēng)險(xiǎn)
系統(tǒng)優(yōu)化報(bào)銷管理流程，確保報(bào)銷數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，防止重復(fù)報(bào)銷和入賬，降低稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
4、提能提效
通過取、用、審、算、存的便捷管理方式，小暢報(bào)銷減少了員工的工作量，并為管理者提供清晰、及時(shí)、細(xì)致的管理分析報(bào)表。
小暢報(bào)銷系統(tǒng)通過其強(qiáng)大的功能、智能化的流程和高效的管理方式，為企業(yè)報(bào)銷流程提供了一站式解決方案。無論你是員工、會(huì)計(jì)還是管理者，小暢報(bào)銷都能顯著改善你的報(bào)銷體驗(yàn)。
